btbilgi

Etkinlik denilen aksiyonun basit “ben yaptım oldu” diyerek geçemediğimiz, tam aksine ince düşünülmüş, oya gibi işlendiği zaman amaçlarına ulaştığını söylediğimiz 1 sene oldu. Farklı etkinliklerden aktardığımız farklı olaylar ile dikkat edilmesi gereken noktaları göstermeye çalıştık. Bu hafta geçtiğimiz zamana göre oldukça farklı bir haftaydı. Temmuz ortasına rağmen etkinlik yoğun, kurum ve kuruluşların farklı mesajları iletmek ve daha geniş kitlelerle yüz yüze olmak için yaz tadında düzenlediği organizasyonlarını gördük. Bu yazımızda sizi üç etkinliğe götüreceğiz ve iki ileri bir geri diyeceğiz.

Bu organizasyonlardan ilki İTÜ ARI Teknokent tarafından düzenlenen ve kendi ekosistemindeki başarılı işleri 4 ayrı kategori ve 4 ayrı değerlendirme kriteri ile inceleyerek yapılmış güzel hazırlanmış bir ödül töreni. Bu sene ikinci kez düzenlenen Beetech bir üniversite organizasyonu olmasına rağmen çılgın paralar dökülerek yapılan pek çok organizasyona taş çıkardı. Çok ufak düzeltmelerle bence önümüzdeki sene daha da güzel ve yükselen etkinlikler arasında olacak.

Beetech’de neler güzel düşünülmüştü. Öncelikle sade ama olması gerektiği kadar bir karşılama alanı vardı. Keşke bu karşılama alanında öncesinden düşünülmüş, sonradan telaş yaratmayacak bir basın masası da olsaydı.  İçeri girdiğinizde sizi yeni girişimcilerden oluşan İTÜ Çekirdek karşıladı. Çekirdek girişimcilerine daha fazla olanak yaratmak için karşılamaya koymak hoş bir fikirdi ama alanın daha aydınlık olması kişilerin burada geçirecekleri zamanı artıracak bir etki yapabilirdi.

Açık büfe öğle yemeği hoş ve israfsız bir menü ile bezenmişti. Her öge olması gerektiği kadardı ama ikram sade olmasına rağmen dört dörtlük idi. Gecikmesiz başlayan program güzel düzenlenmiş bir sahne ve görsel efektler ile yapılan bir sunum ile bence çağın gerekliliklerini yerine getiren, gereksiz sarf malzemeleri çıkararak bütçeye de gereksiz yükler bindiren sahne dekorları neredeyse yok denecek kadardı. Bana göre onlar da olmasa da olurdu. Hatta kürsüye yakın alan daha sade bırakılabilir, prompter bile seffaf kürsü önüne daha kibarca konabilirdi.

Oturma düzeni de kişileri sıkmayacak yuvarlak masa düzeni ile, daha çok yurtdışında düzenlenen bağış etkinliklerini anımsatacak formda düzenlenmişti. Bu durum salonun heybetini öldürecek davetli sayısı göstergesine etkinliği mahkum etmedi. İçeride yiyecek içecek olmaması sadece misafirler için masaüstlerinde su bulunması bence organizasyonun zerafetini artırmıştı. Sahne ışığı da genelde iyi olmasına rağmen sahnedeki aksiyonun bir konser olmadığı, etkinlik alanında da sürekli bir hareketlilik olmadığı göz önüne alınıp, daha düşünerek tasarlanmalıydı.

Doğru kurulmamış askı sistemli ışık kolajları işinizi kolaylaştırmak yerine zorlaştıracak etkiler de yaratabilir. Planlama yapılırken içeride bulunan ve görevini yapan basın mensubunu düşünerek ayrıntıların gözden geçirilmesi, hatta program provasında sadece sahne üzerindekilere değil etkinlik alanının tamamının kontrol ediliyor olması bu olumsuzlukları da olumlayarak 4 dörtlük bir etki yaratacaktır. Kritik nokta olarak burada basının işini de kolaylaştıracak çözümlerin, işin sonunda herkesi memnun edecek sonuçlara dönüşeceğinin unutulmamasıdır.

Sahne kurulumunda bence en sorunlu nokta, sahneye çıkış ve tahliyenin aynı merdivenden ve tam sahnenin ortasından yapılmasıydı. Bu da ister istemez ödül getiren hosteslerin aynı merdiveni defalarca kullanmaları ile sonuçlandı ve o günün anısını taşıyacak fotoğraf karelerini yakından fotoğraflamaya çalışanlar için sorun oldu. Sahne üzerinde bulunan bazı gereksiz ayrıntılar yerine belki ödüllerin olacağı ufak ve şık bir platformun konumlanması ve hatta sahnedeki büyük kabartma dekorların arkasının bu ödülleri barındıracak hale getirilmesi bile bu soruna bir çözüm getirebilirdi. Mutlaka giriş ve çıkışın ayrı noktalara taşınması gerektiğini tekrar hatırlattı. Bence genel anlamda güzel bir organizasyondu hazırlayanların PR şirketlerini de içine alacak çok önceden yapılan bir toplantı ile tüm bunların üstesinden gelebileceğine inancım büyük. Güzel fikirlerin profesyonel uygulayıcılarla değer kazandığını hep aklımızda tutmak gerek.

…..

Geçtiğimiz hafta izlediğim ikinci farklı etkinlik, Mercedes-Benz Türk’ün Otomarsan olarak 50 sene önce Türkiye’de başladığı yolculuğunun taçlandırılmasıydı. Mercedes aslında bunu tek bir etkinlik ile yapmadı yıla yayılan ve farklı hedef kitlelere yönelik farkı etkinliklerle kutladı ki olması gereken de buydu. Bence kalıcı eser olarak tarihe geçecek bu etkinlikler çerçevesinde değerlenen “50.Yıl 50 Startup” yarışması bile farklı hedef kitlelere ulaşması, marka bilinirliği ve marka sadakatinin artırılması yönünde güzel organizasyonlardı.

50’inci yıl kutlamalarının finalize edildiği etkinliklerden biri basın davetini de içeren Mercedes-Benz üst düzeyi, iş ortaklarının da davetlisi olduğu şu anda Davutpaşa’da Mengerler tarafından kullanılan Otomarsan’ın ilk üretim tesisinin kuruluş tarihi ve o döneme gönderme yapacak görsellerle düzenlenmesiydi. Atıl bir alandan nasıl bir set oluşturulabileceği ve şıklığın da aslında ayrıntılarda gizli olduğunu bir kez daha anımsattı.

Bu alanda oluşturulan 50’inci yıl müzesi ve 50’inci yıl anısı Mercedes’in 50 yılının anılaştırıldığı kitap bütün bu tarihsel süreci tamamlayan unsurlar arasında yer alıyordu. Bu organizasyonun tek kusuru koyu bir aydınlatmaya sahip müzenin basamak ile inip çıkılan platformlarının konuklar için görünür hale getirilmemiş olmasıydı.

Törenin yapıldığı alan Mercedes’in ilk üretim hattının olduğu törene uygun giydirilmiş binada gerçekleşti. Sahne burada da göz önünde ve etkileyici idi çünkü fiziksel sahne bu organizasyonda da yerini ışık ve görüntü oyunlarına terk edecek modern bir sahne ile yer değiştirmişti.

Konuşmacıların sahneye girişi de oldukça sürprizli oldu. Örneğin Mercedes Benz Türk’ün Direktörler Başkanı sahne ile izleyicilerin arasından geçen bir yoldan geçen Mercedes otobüs kullanarak geldi ve sahnedeki yerini aldı. Bunu her biri Mercedes marka bir kamyon kullanarak gelen Almanya Yönetim Kurulu üyesi, otomobil ile sahne alanına giren Türkiye operasyonu eski direktörler başkanı ve şu anda Almanya operasyonunda pazarlamadan sorumlu görev yapan direktörü ve son olarak “50.yıla 50 Startup” derece sahiplerini taşıyan bir minibüs ile yapılması, etkinliğin sürpriz etkisini tamamlayan faktörü oluşturdu.

Bütün konuşmacılar birbirini tamamlayacak şekilde yaptıkları konuşmalarla eksik nokta bırakmadan verilmek istenen tüm mesajları verdiler. Bunu görsel anlamda sunumları tamamlayan videolar da izleyince zamanın nasıl geçtiğini anlamadığınız keyifli bir organizasyon oldu. Mercedes’e önümüzdeki 50 senede başarılarının devamını diliyoruz.

……

Gelelim üçüncü etkinliğimiz, Bilişim 500 Ödül Töreni’ne… Tanıyanlar bilir 1998-2005 arası İnterpro’da geçen hayatımın en keyifli çalışma süresinde, bu ve İnterpro imzalı tüm süreçlerin içinde birebir aktif rol alarak bulundum. İnterpro şirketler grubu şirketlerini devrettiği zaman da içeride olan emek yoğun ortamı bildiğim için çok üzülmüştüm. Bu yüzden eskisini ve yenisini bilen bir kişi olarak, mümkün olduğu kadar objektif yaklaşmaya çalışacağım.

Bilişim 500’ün bir handikapı vardır ki, bu handikap yüzünden izleyiciyi içeride tutmanız zordur. Ödül dağıtılan kategoriler çok fazla olduğu için, bu törenin bütünlüğünü bozmadan kısaltmak da zordur. 18 yıldır düzenlenen Bilişim 500’e bu 18 yılda pek çok unsur katılarak insanların gelmekten keyif alacağı bir etkinliğe dönüştürülme şansının hala kaçırılmadığı kanaatindeyim. Fakat geldiği noktada ödül almak ve fotoğraf karelerinde bulumak için bir nebze zorunlu olarak, bir nebze de sosyal ilişkilerini tazelemek için gidiliyor olması ve nasılsa gelecekler diye düşünülmesi 2000-2007 yılları arasında yakaladığı yükselen ivmeyi tersine çevirdiğini düşündürtmekte.

Öncelikle iyi olan işleri söylemek istiyorum. Son iki senedir sunucusu sayesinde etkinliğin falsosuz, yapılan hatalar göze batmadan yürütüldüğü izlenimindeyim. Bu yüzden kendisini göstermiş olduğu efor için şahsen tebrik etmek isterim.

Salon ve sahne seçimi ile başlayalım. Geçtiğimiz sene de dikkatimi çeken ama ilk yazım bu olursa “aaa eski interprolu” denerek ciddiye alınmayacağını düşündüğüm ama bu sene de devam eden içinden kolon geçen sahne tutkusunu gelecek sene bırakarak Bilişim 500’ü daha ferah bir mekana taşımak isteyeceğini ümit etmek istiyorum. Hele hele benim gibi Beetech gibi iyi düzenlenmiş bir organizasyonun ardından yetişenler için, farkı adeta gözünüze sokan bir sahne düzeni, edinilmiş itibarı son yıllarda aşağı çekmektedir.

Bu sene ilk logo kullanımına baktım. Çünkü geçen sene “logonuzun rengi kırmızı değil ki hayrola” dediğimde “sahne bize uysun biz sahneye uymayalım” diye bir cevap almıştım ki, yıllarca kurumsallaşması için emek verilen bir işe hoşluk katmamıştı. Bu sene logonun doğru kullanılması içime su serpti. Salonun basık ve kolonlu olması bence insanları içeride tutmakta en çok etki eden unsur. Buna bir de salonu kucaklayacak bir sahne yerine yine iki sabit ve sonradan çöpe atılacak karkasın ortasında ışık ve video ile çözülmeye çalışılması bana göre “olmadı şimdi” dedirtti. Çünkü kullanmayacağınız sağlı sollu kanatlar yerine salonu kucaklayacak bir sahne yaratmak -ki daha önceki organizasyonlarında bu tür sahne ve teknolojiyi ilk kullanan teknolojiye de olan yakınlığından dolayı İnterpro’dur- ortadaki alanı sahnenin her tarafına eşit yaymak mümkündü. İnsanların sabit bir noktaya bakarak sıkılmalarını önleyecek değişik çözümler içerideki baskıyı azaltır. Bu işi biz yaparken, konuşma süreleri konusunda gösterdiğimiz hassasiyet çok yüksek olurdu. Bu anlamda konuşmacılara bu sürenin önceden hatırlatılması uzun ve gereksiz tiradların bir nebze önünü kesebilir. Artık teknoloji çağında prompter kesinlikle kürsü önü için gerekli. Bu da aslında organizasyonun iyi bir hazırlıktan geçtiğinin sinyallerinden biri.

Etkinliklerin sponsorlu olması, o etkinliğin sponsorun koşulları ile uygulanabiliyor olması anlamına gelmez. İçeriden kaçıp terastaki kokteyle geçilmesin diye saatli açmak bir yöntem olsa da bir zorunluluk değildir; o noktada bitmiş bir törenden çıkan insanlar yarım saat bekletilmez. İnisiyatifi biri ele alır ve insanların üzerinde farklı bir algı bırakmaz.

Gelelim ikram konusuna; dedim ya sponsor sizin hayal ettiğinizi gerçekleştirendir. Eğer siz sponsorun hayallerini gerçekleştirmeye başlarsanız ortaya çıkan durum işin doğasına aykırı, kazan kazan birlikteliğine ters düşen bir hale gelir. Sanırım bu konuda daha fazla söz söylemenin gereği yok.

Ödüller ve organizasyonlar süreklilik sağladıkça, sürdürülebilir oldukça ama bu sürece değer kattıkça değerlenir. Eğer siz bunları desteklemez, beslemez, nasıl olsa gidiyor diye düşünürseniz, bir gün elinizdeki altın yumurtlayan tavuğun hastalandığı ve öldüğü durumu ile karşı karşıya kalabilirsiniz. Etkinlik ve sürdürülebilirlik emek işidir. Ben yaptım oldu ile olmaz. o yüzden iki ileri bir geri… Kalın sağlıcakla.

Yorumlar
btbilgi
PAYLAŞ
TRT'de 1990 yılında başladığı profesyonel iş hayatına, özel sektörde ve özel kanallarda farklı programların yapımcılığı ile devam etti. Milliyet Grubu'nun dergilerinde ve Interpro Grubu yayınlarında yazı işleri müdürlüğü ve editörlük görevleri üstlendi. Avrasya’nın en büyük ticaret platformu "CeBIT Bilişim Eurasia" markasının pazarlama iletişimi faaliyetlerini kurguladı ve yönetti. Farklı sektörlerdeki pek çok marka için iletişim konusunda danışmanlık hizmetleri verdi. Şu anda xTRlarge'ın Yazı İşleri Müdürü olarak görev yapmaktadır.