btbilgi
Bir yandan okula gidiyor bir yandan iş dünyasını çalışarak öğreniyordum. Telefon santralleri imal ediyoruz, kuruyor, çalıştırıyor, bakım ve desteğini veriyoruz. Koca kasa var içeride patronun odasında acaba ne var diye merak ediyoruz hep içinde. Bir gün patron kasanın içindekileri dışarı çıkarmış bakıyor ki bizde gördük; senetler, çekler, nakit para ve sözleşmeler, sözleşmeler, sözleşmeler.
zaferlogoYıllar geçti bankada çalışmaya başladım. İlk aylarımdı  Operasyon bölümünün başında bir müdür var, bizi hayli aşağı görüyor, uzun yıllar Türkiye’de yerli bankalarda çalışmış çevresi hayli değişik kişilerden oluşmuş, ingilizcesi mükemmel olmayan birisi. Akşamüstü beni çağırdı odasına ‘bak’ dedi ‘sen Türkiyede yenisin sana öğreteyim bu kasa da ne var sanıyorsun?’ Ben de saydım. Yıllar önceki görgümden; çek senet, sözleşme gibi değerli evraklar, nakit para, kaybolduğunda bankaya zarar getirecek ögeler, mesela kaynak kodu vs. Biraz bozulmuştu çünkü benim bu cevabı vermemden canı sıkılmıştı. ‘Benden başka bunu kim açabilir?’ Senin olmadığın bir zaman açılmamalı dedim sen ve bir başkası. Güldü… ‘Bak bunun anahtarı benden başka kimsede yok’ dedi. Yani dedim bu kasanın anahtarını birisi alsa, kopyasını yaptırsa sen olmadığında da buraya girse off yanmışız biz yani. Sustu. Bana öyle bir baktı ki, yürüdüm gittim.
 
İş dünyasına girdiğimden bu yana hayli farklı sözleşme görüşmelerinde yer aldım, pazarlıklar yaptım, kurumum ve tedarikçinin ikisinin de zarar görmemesini, kurumumun da karlı çıkmasını sağlayacak sözleşmeler oluşturdum. Benden sonrakilere önce “Nasıl Yaptım?” diye bir kılavuz bıraktım, yıllar sonra ise ders notları ve prosedürler hazırladım. Özünde taraflar iyi niyetli ve derslerini güzel çalışmışsa, isterleri net ifade ettikten sonra kötü sözleşme diye bir şey kalmıyor.
 
Araştırmalara göre anlaşmazlıklar, bozulan ilişkiler projelerin bütçe ve zaman şiddetine bağlı olarak neredeyse yarısını buharlaştırıyor. Bunun da nedeni ekin zamanı tarafların tartışmasını yapmaması, etkin iletişimci olmaması, sorumlulukları iyi tarif etmemeleri, değişen iş koşullarına göre isterleri zamanında güncellememeleri. Hedef ve kapsam belirsiz olunca, önceliklendirme yapılamayınca sözleşmelerde de sorunların, uyuşmazlıkların ardı arkası kesilmiyor.
 
Teknik insanların genelde söylediği bir hurafe vardır. Buna göre iş birimi ne kadar erken sözleşme ya da görüşmeye dahil olursa görüşmeler o kadar uzun sürer. Bir dereceye kadar haklı olan bu görüş, projenin tümü düşünüldüğünde yanlıştır. Belki baştan görüşmeleri çok paydaşlı toplantılar uzatır ama o sırada iş biriminin de masada olması olası eksik veya hataların önüne geçer. Araştırmalara göre iş biriminin projeye erken dahil olması uyuşmazlıkların yüzde 20-25 daha az olmasını sağlıyor.
 
Sözleşme görüşmelerinde ödeme şartları en fazla tartışılan konu olmasına karşın en fazla sorunun çıktığı kısımlar ise kapsam, sorumluluklar, hasarların tazmini, fikri mülkiyet, veri korunması, hataların ne zaman içinde çözülmesi gerektiğidir. KPI ve SLA/OLA dediğimiz başarım değerleri ve hizmet seviyesi sürelerinin baştan belli olmaması da zaman içinde sorunlara neden olmaktadır. Hedef baştan konulmayınca sonuç tatminkar olmaz her iki taraf için de sorun oluşturur.
 
Sözleşmelerin ağır ve ağdalı dili de anlaşmazlıkların bir başka nedenidir.  Bugün birçok yönetici Farsi veya  Arapça olan ve geçtiğimiz nesillerin kullandığı Türkçe kelimeleri anlamamaktadır, hal böyle iken Amerika ya da Fransa da başka mıdır? Hayır… Onlarda da yöneticiler kontrat dilini anlamadıklarından, okuyamadıklarından şikayet ederler. Oysa sözleşmenin amacı tarafları bir araya getirmek, tarafların çıkarlarını basit ve anlaşılır dille yazıya dökmektir. Kontrat kontrol ve uyum için bir araç değil aksine işimizi daha iyi yapabilmek için kullandığımız bir araçtır.
 
Sözleşme müzakereleri kimileri için tanıtım ya da kendini gösterme seremonisidir. Kendilerinin ne kadar büyük, yaptıklarının ne denli önemli olduğu ile başlarlar. Akabinde çerçevesi kesin sınırlarla çizilmiş, değiştirilmesi hayli zor olan tip sözleşmeleri masaya bırakma ile devam ederler. Tabi bu davranış biçimi iş ortaklığı şeklinde gelişemeyecek bir sözleşme çalışmasının sinyallerini de vermeye başlar.
 
Hele ki masada yetkileri tırpanlanmış taraf bulunuyorsa fikir birliğine varmak hayli uzun ve zor olur. Kimi organizasyonlarda bir birim zamanda gerçekleşebilecek sözleşme görüşmesi bu tip organizasyonlarda dört birim zamanda gerçekleşir. Zamanın para olduğunu görmeyen pazarlığı bir yaşam şekli olarak benimsemiş toplumlarda bu tip çalışmalar gelir kaybına neden olurken sözleşmede yer alan şartlar hayli farklı olur.
 
Büyük ölçekli organizasyonların neredeyse tamamına yakını kendi tip sözleşmeleri ile gelirler. Bu tip yaklaşımlarda pozisyon alındığında sözleşmeler aylar süren bir sürece bile girildiği olur. Oysa ki prensiplerde, olmazsa olmazların yazıldığı çerçeve sözleşmeler bu konuda daha fazla esneklik ve hız sağlar. Kimi sözleşmelerde ticari, kimilerinde ise risk ağırlık kazanır. Değişimin daha rahat yönetilebildiği risklerin soruna dönüşmeden görülmesini sağlayan sistemlerde sözleşmeleri oluşturmak, zamanında, bütçesinde ve kalitesinden ödün vermeden iş yapmak mümkündür.
 
Yıldan yıla piyasaların kırılganlığı, değişim hızı değişiklik gösterirken ticari ilişkiler kendi geleneksel koşulları ve yapısı ile devam eder. Üst yönetim daha fazla birlikte üretim, performans bazlı ilişkiler önerirken ticari pratiklere bunu uygulamak ise hayli zordur. Sonuçta sözleşmeler de bundan nasibini alır, her gün başvurulan bir belge gibi kullanılmaya başlar ki bu noktada işlerin daha da kötüleşeceğinin habercisidir.
 
En etkin sözleşme oluşturan kuruluşlara bakıldığında bunları öne çıkaran en önemli özelliğin çalışanların birbiri ile olan etkin iletişim olduğu görülür. İletişim sözlü ve yazılı yapılır, en iyi iletişim yalın, kısa ve anlaşılır  dil ile yapılır. Sunumlar da aynı şekilde basit ve anlaşılır olunca iletişim daha rahat olur. Basit ve yalın sözleşme anlaşılmasını kolaylaştırmakla kalmaz, hataların oranını da düşürür.
 

Anlaşılmaz, kullanılmaz sözleşme yapıp riskleri artırmak marifet değildir. Marifet; basit kısa anlaşılır ve kullanılabilir sözleşme yapmaktır.

 
Kimi sözleşmelerde kime, ne zaman, nasıl, ne devir edileceği yer almadığından tedarikçi ve müşteri arasında hayli zorlu bir süreç yaşanır. Paydaşlar bu durumda sorumluluğu almaktansa bunu başkalarının alması gerektiğinde ısrar ederler.
 
Sözleşmelerini bir disiplin içinde takip etmeyen kurumlar sözleşmelerden zarar görür. Sözleşmelerin illa özgün bir yazılım ile takip edilmesi eğer kurum büyük değilse gerekmez var olan elektronik tablolar veya basit veritabanı uygulaması ile de takip edilebilir ve bunların üzerinden raporlanabilir.
 
En iyi organizasyonlarda bile sözleşmelerde değer kaybı yaşanır zira tedarikçi veya müşterileri %100 takip edilmez. İşlerin ve görevlerin eksiksiz tanımlandığı, yeteneklerin ve yapılanların takip edildiği, tekrarlı sorun ve hatalardan arınmış sistemler hem tedarikçi hem de müşteriler için arzu edilen bir sistemdir zira her ikisinin de zamanında, kalitesinde ve bütçesinde iş bitirmeyi sağlar.
 
Her sözleşme tarafların işini en kolay, zamanında ve bütçesinde yapmayı/yaptırmayı hedeflemeli, sözleşme görüşmelerinin bir tenis maçı olmadığı unutulmamalıdır. Sözleşme tarafların kazancı üzerine kurulmalıdır. Devletin kanunlarının sözleşmelerin de üzerinde olduğu unutulmamalı, kanunsuz isterlerse yer verilmemelidir. Her sözleşmenin içinde tarafların sorumlulukların nasıl sona ereceği açık biçimde yazılı olmalıdır.
Yorumlar
btbilgi
PAYLAŞ
blank
Istanbul da başlayan öğrenim ve çalışma hayatı Los Angeles ve Palo Alto California'da devam etti halen Türk Havayolları'nda ekip, uçuş operasyonları, yer operasyonları, eğitim, kargo çözümleri birimlerinden sorumlu yönetici olarak devam ediyor. Öncesinde ise enerji, yüksek öğrenim, banka, televizyon, sigorta, factoring, leasing, IT kuruluşlarında orta ve üst düzey yöneticilik, icra ve yönetim kurulu üyeliklerinde bulundu. Köşe yazarlığı, kitap yazarı ve konuşmacı olarak üretti. Futurism, inovasyon, forecast, optimizasyon, proje yönetimi tasaaruf ve gelir artımı yöntemleri ilgi ve konuşma konuları arasındadır.