btbilgi

Geçtiğimiz hafta Dell EMC etkinliğindeydim. Bu seferki etkinlik benim için farklı bir bakış açısı ile izlediğim etkinliklerdendi. Dell EMC Kurumsal Çözümler Günü‘nde Dell EMC 7 Eylül 2016 tarihinden sonra ilk defa bir sahne önünde iş ortaklarına merhaba diyordu. Bir anlamda Dell ve EMC’nin nasıl bir arada olacağını göreceğimiz ilk etkinlikti. Etkinliğin yönetiminden çok kurumsal algıyı nasıl yöneteceklerini görmek için istedim.

Pek çok açıdan önem taşıyan bu etkinliği duymam bir sohbet arasında oldu.  Öyle bana her taraftan yağan davetiyeler gibi bir davet gelmedi. Sonra Dell ve EMC firmalarından birisinin PR’i ile ilgilenen arkadaşımı sürpriz yapmamak adına aradım ve ben röportaj yapmak için geleceğim dedim. Aldığım cevap gayet olumlu ve bu gibi durumlarda verilmesi gereken cevaptı. “Etkinlik basına kapalı ama tabii ki gel”.

Buraya kadar her şey yolunda gibi görünüyor değil mi? Buraya tekrar döneceğim ama önce bazı terimlerin üzerinden geçmek istiyorum.

Dell EMC Kurumsal Çözümler günü, 11 Kasım 2016, Swissotel İstanbul
Dell EMC Kurumsal Çözümler günü, 11 Kasım 2016, Swissotel İstanbul

Etkinlik nedir önce gelin beraber tarifleyelim. Bir amacı, verilecek bir mesajı olan bu mesaja uygun hedef kitlesi ve programı olan her toplanma hali bana göre bir etkinlik. Konferans da, panel de, iş ortakları toplantısı da, fuar da, basın toplantısı, iş yemeği de bir etkinliktir.

Etkinlik nasıl yönetilir? İşi yapacak tüm tarafların bir araya gelmesi ve öncelikle birbirlerini anlamaları ile başlayan bir iletişim sürecinde yönetilir. Tüm taraflar derken neyi kastediyoruz. Yönetimi, itibarını yönetecek olan ilgili tüm çalışanları, bu çalışanların çalıştığı üçüncü partiler bu toplantılarda olmalıdır. Peki neden olmalıdır?

Her şeyden önce birbirlerini doğru anlayabilmek, etkinliği gerçekleşecek müşterinin itibarını herkesin gün bitince unutacağını sandığı bir etkinlikte korumak için olmalıdır. Çünkü o itibar bir kere yitirdiğimiz zaman pek kolay yerine koyamadığımız bir değerdir.

Bu toplantıların yöneticilerinin de her türlü hırslarından arınmış, mevcut durumu iyi analiz eden, bundan sonraki süreçte olası krizleri görebilme yetisine sahip, mümkün olduğu kadar bu işi nasıl hatasız yaparım ve yanlış bir algı yaratmam diyen insanlardan oluşmaları gerekir.

Bu yöneticilerin aynı zamanda işi iyi bilmesi ve doğru yönetebilmesi iyi bir meziyettir ama Türkiye’de genelde işe alım kriterleri bu yönde olmadığı için o yüzden doğru yönetecek insanlarla doğru mesajlar çerçevesinde çalışması istenir.

Kriz yaratmak dedik. Her etkinlikte potansiyel bir kriz tehdidi vardır. Bu etkinliklerin büyük ölçekli, küçük ölçekli olması ile hiç ilgili değildir. En masum iş yemeği bile kriz çıkma potansiyelini içerir. İşte o yüzden olası krizleri iyi öngörmek önemlidir.

Etkinliğin vereceği mesajlar aslında her şeyi yönetir. Yani aslolan önce içeriktir. Sonrasında şekil şartları yerine gelir. Bu şekil şartları da sadece gösteriş için değil, amacını yerine getirmek için uygulanmalıdır.

Bütün bunlar hesaplandıktan sonra, etkinliği dışarıdan yönetecek arkadaşların da sadece para kazanmak için değil “doğru işi yapabilmek için” etkinliği planladıktan, her ihtimale karşı gelecek basına – ki basının gelemeyeceğini öngörmemek en büyük vizyonsuzluktur- doğru hazırlıkları yapıp, eşit fırsatlar yaratıp, sonra iş hayata geçirilmelidir.

Peki iyi bir etkinlik ne kadar zamanda hazırlanır? Hemen söyleyeyim eğer genele bir etkinlik yapıyorsanız ve çok katılımlı olması arzusundaysanız bu etkinlik en rahat 1 yılda hazırlanır. Çok sıkışık zamanda halletmem gerekir derseniz 3-6 ay arası krizlere pek fırsat vermediğiniz iyi plan yapmak için hala vaktiniz olan süreçlerdir. 1 ayda ya da 15 günde de etkinlik yapılır mı yapılır. Yapılmaz diye bir şey yoktur. Nasıl yapılacağı önemlidir. Unutmamak gerekir ki kısa sürede yapılan etkinliklerde satın alma süreçlerini kontrol etme fırsatınız yoktur. Potansiyel her türlü krize açıksınızdır, çünkü her şeyi ince ince düşünüp planlayacak yeterli zamanı bulamayabilirsiniz.  Pek tabii istediğiniz katılımı bulamayabilirsiniz.

Şimdi bunları neden yazıyor diyebilirsiniz. Bu etkinlik özelinde yapılmaması gereken pek çok konu var yazabileceğim. Sadece en kritik ve kriz çıkarabilecek konunun üzerinde duracağım. Şu ana kadar bunu anlayan anladı ama ben en basitinden bir yol bularak açıklamaya çalışayım. Kimse alınmasın darılmasın. Ne demiş büyüklerimiz minareyi çalan kılıfını hazırlar.

Bir senedir birleşme hazırlığında olduğunu tüm tarafların bildiği. Çok yakın zamanda resmi birleşmesi açıklanmış bir şirketin etkinliğini ona göre hazırlarsınız. Sahnesi, davetlisi, sunuşu ona göre olur. En tepeden size gelmiş bir mesaj vardır ki, bu örnekte çok nettir.

Dell EMC Ülke Müdürü olarak 2 kişi belirlemiştir.  Siz de adını Dell EMC olarak değiştirdiğiniz bir etkinlikte 2 kişiye eşit imkanlar yaratırsınız. Hatta kriz çıkmasını önlemek için aynı anda sahneye alır. İlk sunuşu beraber yaptırır. Gazetecilere vermiş olduğunuz mesajdaki sinerjiyi lafta bırakmaz, sahneye ve sizi izleyen hedef kitleye taşırsınız.

20161111_102250
Sahneyi çekmek etkinlik özelinde kontrol edilmesi gereken bir durumdur.

Bu başlangıcın “bir ev sahibi” olmaz bu iki ülke müdürlü bir yönetimde “iki ev sahibi” ile gerçekleştirilir. Bir ülke müdürünün, diğer ülke müdürünü ‘durumu kurtarmak adına’ konuk sanatçı gibi sahneye davet etmesine fırsat yaratmayacak ve kendinizi de bu anlamsız duruma sokmayacak şekilde içeriği planlarsınız.

İşte o zaman bu öyle bir kenetlenme algısı yaratır ki, önünüzdeki süreçte bu birleşmeyi en kolay yoldan toparlamanız için ilk adım olur. Unutulmamalıdır ki, bu basit bir ürün segmenti satın alması değildir. Bu satın alma ile 33 yıllık Dell, Dell EMC olmuştur. Şimdi bu etkinliğe katılanlar ve planlayanların ne dediğimi net bir şekilde anladığını düşünüyorum. Bir etkinlik kriz çıkarır mı çıkarır.

İyi planlayacağınız, krizleri kolay atlatmanızı sağlayacak stratejik düşünme kabiliyetli bol etkinlikli günler dilerim.  Kalın sağlıcakla.

Yorumlar
btbilgi
PAYLAŞ
TRT'de 1990 yılında başladığı profesyonel iş hayatına, özel sektörde ve özel kanallarda farklı programların yapımcılığı ile devam etti. Milliyet Grubu'nun dergilerinde ve Interpro Grubu yayınlarında yazı işleri müdürlüğü ve editörlük görevleri üstlendi. Avrasya’nın en büyük ticaret platformu "CeBIT Bilişim Eurasia" markasının pazarlama iletişimi faaliyetlerini kurguladı ve yönetti. Farklı sektörlerdeki pek çok marka için iletişim konusunda danışmanlık hizmetleri verdi. Şu anda xTRlarge'ın Yazı İşleri Müdürü olarak görev yapmaktadır.