btbilgi

Büyük metropollerde, özellikle İstanbul, Ankara ve İzmir gibi büyük kentlerimizde, hemen her gün tanıtım toplantısı, sempozyum, seminer, fuar vb. sayısız etkinlik düzenlenir. Özellikle iş profesyonelleri ve basının ilgi gösterdiği etkinlikler, işinin profesyoneli organizatörler ve PR ajansları tarafından düzenlendiği için çoğunlukla amacına uygun şekilde markaların ya da kurumların iletişim faaliyetlerine destek olur. Bazen de bu böyle olmaz!

Etkinlik düzenlemenin olumsuz yönlerine bakmadan önce, büyük bir kentte herhangi bir toplantıya katılmanın bireyler açısından ne anlama geldiğini doğru değerlendirmekte fayda var.

Bugün İstanbul gibi bir kentte iş kümeleşmeleri çok farklı yerleşkelerde gerçekleşmekte. Bir etkinlik için bazen şehrin bir ucundan diğer ucuna yetişmek zorundasınız.  Otellerin toplandığı bölgeler bile geçmişte bir iki bölgeyle sınırlıyken bugün çok daha fazla yerde kümelenmeler görüyoruz. Kent trafiğinin yaşattığı sıkıntılar ve mesafeler şunu gösteriyor ki, sadece bir toplantıya gitmek en iyimser tahminle günün yarısına maloluyor. Dolayısıyla bu gerekçe bile kişileri, çok zorunlu değilse herhangi bir etkinliğe veya iş toplantısına katılmak için çok daha seçici yapıyor.

Öte yandan düzenlenen etkinliği iyi yönetmek ve kaliteyi tutturmak bazen ciddi anlamda yorucu bir mesai olabilmekte. Çünkü en basit bir etkinlik bile bir dizi karmaşık sürecin yönetimini gerektiriyor. Bu nedenle bir etkinliği sadece görünüşe göre değerlendirmek doğru olmayabilir. Dolayısıyla “bir etkinliği hangi kriterlere göre değerlendirmeli” diyorsanız, birlikte, işin arka planına şöyle bir göz atalım.

Etkinlik nasıl planlanmış, atılan taş vurulan kuşa değmiş mi? İnsanlar bu etkinliğe nasıl ulaşmışlar? Etkinlikten katılımcı olarak haberiniz oldu, diyelim. Peki siz bu etkinlik için doğru kişi misiniz? En azından gönderilen davetiyeyi ve yöntemini beğendiniz mi?

Buna benzer daha birçok “ahiret sorusu” sıralanabilir.
Madem Etkinlik Cadısı olarak buradayım. Biraz daha ayrıntıya bakmamda fayda var:

Etkinlik Cadısı etkinlik avlıyorBu etkinlik, kurum kültürünü yansıtıyor muydu? Deneyimlemek istemediğiniz bir şey ile karşı karşıya kaldınız mı? Etkinlikte beklenmeyen olası durumlara karşı önlemler alınmış mıydı?

Örneğin, bir ürün lansmanı seyrettiniz. Marka ruhu ile etkinlik mekanı örtüşüyor muydu? Sahne, masa düzenlemesi nasıldı? Ses, ışık, görüntü, enerji kaynağı, simultane tercüme gibi teknik ekipmanlar iyi planlanmış mıydı? Etkinliğin gerçekleştiği yerde otopark var mıydı? Toplu taşıma araçlarına yakın mıydı? Dekorasyon nasıldı? Uzun bir etkinlik ise catering servisi nasıldı, ağzınıza layık bir etkinlik mi izlediniz? Organizatörler etkinliğe vejetaryan ya da veganların katılabileceğini unutmuşlar mıydı? Etkinliğin türüne göre hangi mevsimde gerçekleştirileceğine doğru karar verilmiş miydi? Katıldığınız etkinlik ile aynı tarihte gerçekleşen başka bir etkinlik var mıydı? Tatile çıkacaksınız, etkinlik tam bavulunuzu hazırlarken mi gerçekleşti? Etkinliği kaçırmanız kaçınılmaz mıydı?

Etkinlik sonrası anketler düzenlenmiş miydi? Organizatörler data topladılar mı? Etkinlik çıkışında fotoğraflar flash disk ile verildi mi? Size bir deneyim yaşattı mı? Aklınızda kalacak mı? Etkinliğe 10 üzerinden kaç puan verdiniz?

Bir sonraki katılacağınız etkinlikte ben de varım, süpürgem ile geliyorum.

Orada buluşuruz.

Şimdilik sevgiler…

Yorumlar
btbilgi
PAYLAŞ
TRT'de 1990 yılında başladığı profesyonel iş hayatına, özel sektörde ve özel kanallarda farklı programların yapımcılığı ile devam etti. Milliyet Grubu'nun dergilerinde ve Interpro Grubu yayınlarında yazı işleri müdürlüğü ve editörlük görevleri üstlendi. Avrasya’nın en büyük ticaret platformu "CeBIT Bilişim Eurasia" markasının pazarlama iletişimi faaliyetlerini kurguladı ve yönetti. Farklı sektörlerdeki pek çok marka için iletişim konusunda danışmanlık hizmetleri verdi. Şu anda xTRlarge'ın Yazı İşleri Müdürü olarak görev yapmaktadır.